Нужно начать с того, что сектор бухгалтерского учёта в Польше достаточно самобытен и отличается не только от бухгалтерского учёта в странах СНГ, но и даже от бухучёта в других странах ЕС. С одной стороны, Польша придерживается многих международных стандартов бухгалтерии, с другой стороны, есть исторические процессы, повлиявшие на становление польской бухгалтерии и особенно польского налогового законодательства. Многие иностранные бизнесмены сталкиваются с непониманием этих особенностей. Возможно эта статья поможет немного разобраться.

Одной из важных особенностей польской бухгалтерии, является быстрый вход в профессию и, соответственно, меньшая ответственность. Раньше, бухгалтер в Польше обязан был иметь сертификат, выданный Министерством Финансов. В наши дни законодатель не требует от бухгалтера высшего образования, экзаменов и даже бухгалтерских курсов. По сути, бухгалтерский учёт может вести каждый, даже сам предприниматель, а риски, связанные с бухгалтерским учётом и оплатой налогов, всегда лежат на предпринимателе. Это выглядит несколько странно, на фоне сложности и объёмности польского налогового права. Логика законодателя такая: предприниматель принимает решения самостоятельно (бухгалтер не в праве командовать директору/заказчику), а субъект, который принимает решения, соответственно и рискует.

Если предприниматель хочет избежать рисков, то может за дополнительную оплату обратиться за разъяснением к сертифицированным специалистам – частным налоговым консультантам (doradca podatkowy) или непосредственно к фискальным службам (interpretacja indywidualna). К сожалению, в реальной жизни, как говориться, красиво на бумаге, но забыли про овраги. В первом случае это дорого (и не гарантирует защиту от ошибочных советов), во втором случае – долго (может занять месяцы) и требует базовых знаний по процедуре и умению ставить грамотные вопросы (зато, в некоторой степени гарантирует защиту от ошибочных советов). Недостатки системы во многом нивелируются обычаями – тем, что налоговые проверки в Польше традиционно относительно редки и тем, что на многие ошибки рядовые работники налоговой часто закрывают глаза.

Однако, в последнее время стремительно внедряются и усовершенствуются автоматические программные системы контроля, которые могут мгновенно обрабатывать гигабайты данных. Внедрение электронных систем происходит ошеломляюще быстро и, вполне вероятно, машины уже не будут относиться с пониманием или просто лениться что-то лишний раз проверить. Но вернёмся к теме. Хоть чем-то же отвечает бухгалтер? Да, за технические ошибки, в случае гражданского иска от самого предпринимателя. В случае, если бухгалтер является обычным работником – эта сумма ограниченна 3-мя месячными зарплатами. В случае бухгалтерского бюро есть обязательный страховой полис на сумму минимум 10 000 EURO. Также, бухгалтерское бюро по своему усмотрению, может расширить страховку и выкупить дополнительные необязательные опции защиты. Поэтому, перед подписанием контракта с бухгалтерским бюро, рекомендуем убедиться в наличие страховки, в идеале, прочитать её условия, чтобы было включено максимальное количество рисков. Для средних и крупных фирм, рекомендуется периодически проводить сторонний аудит работы бухгалтера. Хорошее бухгалтерское бюро не только не будет препятствовать, но и пойдёт на встречу в этом вопросе, так как сторонний аудит позволяет выявить недочёты и повысить качество работы в будущем. Если же при слове «аудит» вы заметите беспокойство или даже страх в глазах бухгалтера, это серьёзный звонок и повод задуматься. Также, нужно понимать, что польские налоговые органы, в случае выявления ошибок, в большинстве случаев дают время на объяснение или исправление ошибок. Правда, часто бывает, что это очень короткое время (3 или 7 дней) и действовать нужно оперативно.

У предпринимателя есть 3 основных варианта выбора бухгалтерского обслуживания, которые мы и рассмотрим далее.

1. Ведение бухгалтерии самостоятельно.

Это возможно для очень простых ИП с несколькими инвойсами в месяц и само занятых, но гораздо сложнее для ИП с бóльшим количеством финансовых операций или юридических лиц. Придётся частично освоить ещё одну профессию, причем знания нужно не только получить один раз, но и постоянно обновлять: отслеживать изменения в законодательстве, внедрять новые технические требования (наприамер, KSeF). Также, периодически могут появляться новые задачи в бизнесе, способы решения которых необходимо будет находить самостоятельно, без возможности выслушать квалифицированное мнение со стороны. Поэтому, часто ведение бухгалтерии самому становиться экономически не эффективным (принцип – время деньги).

Плюсы

1. Полный контроль над ситуацией.

Минусы

1. Уходит много времени.
2. Ответственность полностью на вас.

2. Бухгалтер на окладе

Это однозначно правильное решение для крупных фирм, которые могут себе позволить собственный бухгалтерский отдел с несколькими специалистами бухгалтерами. С большими фирмами ясно, поэтому обсудим малый и средний бизнес. Тут, про личный бухгалтерский отдел уже речи не идёт, переходим к решению с одним бухгалтером. Однозначно, бухгалтер в штате может уделять больше внимания фирме и владеть оперативной информацией, особенно если работа в офисе (на удалёнке сложнее). Нужно учитывать, что чем выше квалификация бухгалтера и опыт работы в Польше, тем выше его заработная плата. Если сэкономить и нанять бухгалтера дешевле, то есть вероятность, что у него может не хватить собственного опыта для некоторых задач и ему не у кого будет спросить или проверить правильность своего решения. Также, если бухгалтер один, его некем оперативно заменить в случае болезни / положенного отпуска / увольнения. Соответственно, бизнес попадает в зависимость от наличия и состояния одного работника. Бухгалтер на UoP несёт ограниченную ответственность только в размере 3-х месячного оклада, независимо от нанесённого фирме ущерба (гражданская ответственность). Устройство бухгалтера на договор подряда (umowa o dzieło) практически невозможно из-за самой сути бухгалтерской работы. Работодатель также может нанять бухгалтера на umowu złecenia, однако, работнику легко будет доказать, что рабочие отношения в действительности имели характер UoP, независимо от названия самого договора.

Плюсы

1. Бухгалтер быстро выполняет поручения.
2. Бухгалтер больше знает о фирме.

Минусы

1. Дорого для малых и средних фирм.
2. Зависимость фирмы от одного человека (больничные, увольнение, отпуска).
3. Низкая материальная ответственность.

3. Бухгалтерское бюро (аутсорсинг)

По многим причинам, это самое популярное решение в Польше для предпринимателей с малым или средним бизнесом. Цена бухгалтерского бюро на аутсорсинге в разы ниже, чем обходится бухгалтер в штате. Чем меньше фирма, тем разница существеннее. Например, базовый пакет обслуживания ООО в среднем в Польше стоит в районе 1000 PLN, а расходы на бухгалтера в штате примерно в 7 раз дороже (достаточный опыт сотрудника + налоги + ZUS). Для маленького ИП содержать бухгалтера нецелесообразно даже на ½ или ¼ ставки.

В хорошем бухгалтерском бюро, как правило есть один или даже несколько главных бухгалтеров с большим опытом работы (такие специалисты могут обходиться и 15 000 PLN в месяц), который не занимается текущими работами, но всегда может проверить правильность выполнения работ, дать совет другим бухгалтерам и прийти на помощь в критических ситуациях. Т.е. фирма – заказчик в некоторой степени получает знания высококлассного специалиста за 1/15 стоимости. Ещё важным плюсом бухгалтерского бюро в Польше является большой штат бухгалтеров. Если один бухгалтер болеет – работа не останавливается и обязанности перекидываются на других сотрудников, до тех пор, пока ситуация не вернётся в норму. Таким образом, фирма-заказчик приобретает ту же стабильность, как если бы имела свой собственный бухгалтерский отдел с несколькими бухгалтерами. Но, как всегда, не обходится без минусов. Лёгкий вход в профессию и отсутствие сертификаций приводит к появлению большого количества бухгалтерских бюро с низким качеством обслуживания и недостаточной квалификации сотрудников. Если не проводить сторонний аудит бухгалтерии, предприниматель может годами думать, что всё в порядке. А реальное качество работы узнает только спустя несколько лет, когда (если) к нему придёт проверка из налоговой. Поэтому, выход — это найти то бюро, к которому есть доверие или (и) периодически проводить внешний аудит бухучёта сторонней компанией. Плюсом бухгалтерского бюро является возможность безболезненного расторжения контракта. Обычная практика — это уведомление за месяц вперёд, чтобы у бухгалтеров было время на подготовку документов для передачи новому бухгалтеру. Перед подписанием договора на бухгалтерское обслуживание, рекомендуем обратить внимание на этот пункт в контракте. Ещё одним минусом бухгалтерских бюро (для некоторых клиентов) является удлинённое время отклика на новые задачи. Это объясняется объективными причинами – внутренние процессы польского бухгалтерского бюро оптимизированы и рассчитаны так, чтобы укладываться в бюджет (конкурировать по цене на рынке). Если бухгалтер уделяет повышенное время и внимание на одного клиента, нарушается баланс и меньше времени/ внимания остаётся на других клиентов.

Плюсы

1. Существенная экономия.
2. Наличие опытных кадров.
3. Стабильность работы.
4. Возможность легко сменить бюро.
5. Наличие обязательного страхового полиса.

Минусы

1. Дольше время отклика.
2. Отсутствие индивидуального подхода.
3. Отсутствие института репутации в сфере.

Комбинированные варианты

Со временем и опытом работы, мы пришли к выводу, что многим клиентам нужен гибкий вариант сотрудничества, который бы подходил под персональные задачи / требования. Например, выделение персонального личного бухгалтера из числа сотрудников бюро (так приобретается присутствие индивидуального подхода). Или услуга быстрого отклика для клиентов, которым это особенно важно для ведения бизнеса (экспресс поддержка). Главная задача во взаимодействии с клиентом – найти оптимальный вариант сотрудничества, который устраивал бы все стороны.